07 Jul

Door

Grote groepen aan de slag met de resultaatgerichte dialoog

July 7, 2017 | By |

‘Alles wat verstandig is, is reeds gedacht, men moet slechts proberen het nog een keer (samen) door te denken.’ (Goethe)

Samen doordenken is een belangrijk uitgangspunt waar je je maar beter consequent aan kan houden. Dat werd me pijnlijk duidelijk toen ik zelf had besloten, dat het voor tachtig communicatie professionals van de gemeente Utrecht toch ook wel interessant was om op een rij te zetten waarom het in de samenleving, en dus ook in organisaties, maar slecht lukt om de dialoog te omarmen. Ik stapte hierbij ook af van het principe ‘gezamenlijk doordenken met de zaal’ en verloor direct de wisselwerking. Het werd een steeds droger verhaal dat wel klopte, maar niet landde. In de evaluatie heb ik mijn excuus aangeboden. Samen doordenken met behulp van de dialoog levert veel op en kan je veel besparen, zowel in de voorbereiding als tijdens de uitvoering.

We helpen steeds vaker grotere groepen om in korte tijd met elkaar belangrijke thema’s door te denken en te bespreken. De aanleidingen en thema’s zijn vaak heel verschillend. Zo vroeg het bestuur van Vereniging Arbeidsmediators Nederland om hun leden een avond in dialoog te brengen over ”Samen de Arbeidsmediator op de markt meer zichtbaar maken”. Adriaan de Boer, teamleider HRM bij de gemeente Eindhoven, vroeg ons om voorafgaand aan zijn ambtsjubileumreceptie,circa veertig HR (ex-)collega’s uit verschillende organisaties met elkaar in gesprek te brengen over “Samen succesvol HRM vormgeven”. Voor de 80 deelnemers van de gemeente Utrecht ging het middagdeel van hun netwerkdag over “Verbinden met de dialoog”.

Met de resultaatgerichte dialoog verzekeren we dat iedere aanwezige wordt gehoord. En de losse STAP onderdelen maken het makkelijk om het proces op te knippen. Zo kan een subgroep eerst individueel de Situatie doordenken en deze daarna samen bespreken en afstemmen. Een andere subgroep doet hetzelfde met de Prestatie. Vervolgens delen de subgroepen het in de grote groep.

‘Ik had niet gedacht dat we zoveel met elkaar zouden uitwisselen, zonder dat we extra tijd nodig zouden hebben waardoor de start van mijn receptie in het water zou vallen.’   (Adriaan de Boer)

Ook al zijn de aanleidingen en het thema’s nog zo verschillend, het blijft fascinerend om te zien welke vergelijkbare (leer)momenten steeds terugkomen. Zoals bij de situatievragen Wat werkt mee? en Wat werkt tegen?. Deelnemers gaan hierbij direct over tot beeldvorming en uitwisseling. Op natuurlijke wijze komt het zo tot aanvullende en verdiepende vragen. Welke rol speelt de politiek volgens jou? Waar helpt dat of juist niet? Welke collegamediators beïnvloeden de zichtbaarheid op de markt negatief? Wat is er al beschikbaar om zichtbaarheid positief te beïnvloeden? Dat niet alle aspecten die de gemoederen bezighouden betekenis hebben voor het thema, is vaak een eye opener!

Ander markant terugkerend moment is wanneer geconstateerd wordt dat het niet vanzelfsprekend is om ook jezelf als deel van de situatie te zien en ook als zodanig te bespreken. Daar is vaak een zetje voor nodig. Wat neem je zelf mee om van het thema een succes te maken? En welke belemmering breng je zelf mee?

‘Iedereen was direct met elkaar in gesprek over dingen die er toe doen en ondertussen maakten we ook nader kennis met elkaar. Een heldere, voor ieder herkenbare structuur die ook direct actiegerichtheid opleverde. Juli aanstaande kunnen we effectief de voortgang met elkaar bespreken.’  (Alexandra, bestuurslid van Arbeidsmediators)

Bij een abstract thema zoals “Samen met de STAD-dialoog verbinden” van de gemeente Utrecht vragen deelnemers vaak om meer concretisering. Ze vinden het dan lastig om het thema in hun eigen situatie te plaatsen. Bij gemeente Utrecht hielp het dialoogtheater vooraf om het voeren van de dialoog in de eigen context meer zichtbaar te maken en gezamenlijk te beleven. Maar ook zonder dialoogtheater hebben wij de ervaring dat ze altijd zelf tot concretisering komen en dat de kleine worsteling van zelf doordenken de opbrengst verrijkt.

Bij de prestatie is vooral het met elkaar van gedachten wisselen over verlangen naar concrete verandering in gedrag meestal nieuw. Ieder vindt dat gedrag in deze tijd van transformatie de kritische succesfactor is, maar hierover praten en gewenst gedrag concreet verwoorden is lastiger. Maar met hulpvragen wordt ondanks de korte tijd altijd helder wat je als collectief wilt bereiken. Gemeente Utrecht formuleerde in telegramsstijl het volgende als na te streven gedrag: ‘Ik snap de dialoog en heb inzicht in elkaars belangen, wensen en frustraties; deze respecteren en zo met elkaar in gesprek zijn.’ 

Bij de voorbereiding voor de gemeente Utrecht inventariseerde ik de volgende vragen: Hoe bereiken we meer kwaliteit in de interactie? Hoe ontwikkelen we verantwoordelijkheid laag in de organisatie? Hoe stimuleren we meer participatie? Hoe ontwikkelen we een lerende organisatie? Hoe investeren we in wederzijds begrip? Hoe voeden we het reflectieve vermogen? Hoe laten we mensen meer autonomie ervaren? Hoe verbinden we vakbeleving aan het zien en creëren van samenhang?’

In deze vragen klinkt het verlangen naar de dialoog. Als dit verlangen zo sterk is, waarom doen we het dan niet gewoon? De opbrengst van de dialoog, ook met grote groepen in korte tijd, spreken tenslotte voor zich. Waarom is het dan zo lastig om de dialoog in onze gesprekken minstens evenveel ruimte te geven als discussie? Waarom sluiten we ons met discussie steeds weer voor elkaar af? Wat is er in onze organisaties nodig om het voeren van de dialoog in de cultuur te verankeren? Of zien we nog niet dat het de dialoog is waar we naar verlangen?

Ik heb geleerd dat we het antwoord op deze vraag het best samen kunnen doordenken.