02 Jun

Door

Samen tijd terugwinnen op de waan van de dag

June 2, 2015 | By |

De uitdaging van een innovatie adviseur

Peter van Winkel, innovatie adviseur en begeleider STAP-dialoog, over zijn werkwijze bij het Logistiek Centrum van de Luchtmacht.

Wat is volgens jou een belangrijke drive voor je opdrachtgever om innovatie extra aandacht te geven?
Vorig jaar is er top down een initiatief gestart om de Luchtmacht ook voor de toekomst relevant te houden: CLSK 3.0 Anders denken, anders doen. In de praktijk regeert nog steeds de waan van de dag waardoor innovatie geen handen en voeten dreigt te krijgen. Daarnaast is het ‘planning en control’ paradigma nog steeds dominant. Toch komt er steeds meer besef bij de leidinggevenden dat de huidige aanpak steeds minder effectief is. En om het innovatieproces op gang te brengen en te houden ben ik, na het beëindigen van mijn militaire loopbaan, aangesteld als innovatie adviseur.

Wat maakt het lastig en wat helpt om hier handen en voeten aan te geven?
Mensen ervaren de organisatie, na de zoveelste reorganisatie, als onduidelijk door de vele ‘eilandjes’. Daarnaast, of juist daarom, ervaren ze tijdsdruk. Er zijn in het verleden al veel initiatieven ‘mislukt’ en innovatie wordt nogal eens gezien als de volgende mislukking. Het helpt om een gezamenlijke focus te creëren op voortdurend verbeteren en te investeren in het versterken van de samenwerking.

Hoe raakte je daar zo bij betrokken?
Tijdens mijn actieve dienst als militair kwam er een moment dat we in ons MT de rituele dans uitvoerden om de ‘harde’ targets voor het komende jaar te bepalen. Ik ben toen opgestaan en heb gezegd: “Allemaal mooi, maar ik ga me vanaf nu primair richten op het verbeteren van de samenwerking”. Daar nam en kreeg ik ruimte voor.

Wat zie je als jouw rol?
Ik zie mezelf als het innovatieve geweten binnen het MT van Programma Management. Dat doe ik door zaken te agenderen die normaliter niet aan de orde komen. Een voorbeeld is de wijze van vergaderen van het MT. Kan dat korter, slimmer, effectiever? We proberen dingen uit en vragen ons regelmatig af aan het eind van de vergadering: “Wat blijven we doen? Waar stoppen we mee en wat proberen we de volgende keer om het beter te doen?”

Ook begeleid ik multidisciplinaire teams bij samenwerking rondom taken of thema’s. Dus niet rondom een probleem of een oplossing. Zo’n oplossing van de één is vaak een probleem voor de ander. Een thema is neutraler en iedereen kan daar over meedenken en meedoen vanuit het eigen belang. De STAP-dialoog in zijn verschillende vormen past hier goed in. Dat gaat over de grenzen van de formele organisatiedelen heen. We werken ook binnen keten- en netwerkverbanden.

Innoveren komt bij ons neer op vele kleine stapjes in de goede richting en daarbij steeds meer terrein terugwinnen op de waan van de dag. We blijven liever weg bij groots aangekondigde vergezichten en een ‘harde top down benadering’. We sturen hierbij vóór de bocht en stimiuleren learning by doing.

Hoe koppel je het concept STAP-dialoog aan het inzetten van de scrum techniek?
De STAP-dialoog is een prima middel om te komen tot een gezamenlijke focus op een belangrijk thema. Dat levert maximaal zeven acties op die moeten bijdragen aan het leveren van de prestatie. Die prestatie formuleert het team zelf rondom een vooraf afgesproken thema. Voordat we afstemmen in het team denken de deelnemers eerst individueel na over hun situatie en de gewenste prestatie. Zo zorg ik met de STAP-dialoog voor het noodzakelijke commitment op team- en individueel niveau.

Bij het uitvoeren van de acties kan je het team goed helpen door ze te leren hoe ze met de Scrum aanpak veel sneller producten en diensten kunnen opleveren waar de organisatie écht op zit te wachten. Ik leid het team in vijf eenvoudige stappen door het Scrum proces (Five step Scrum). Ik ben daarin meer mentor dan coach en er is geen ruimte voor discussie over de aanpak. Mocht het tijdens de STAP-dialoog niet helemaal gelukt zijn om tot eigenaarschap te komen, dan zie ik dat alsnog tijdens het Scrum proces gebeuren. Het mooie is dat deelnemers naar mij komen voor individuele adviezen of coaching, omdat ze behoefte hebben om productiever te zijn als teamspeler. Als ze eenmaal committed zijn aan het gezamenlijke doel met de STAP-dialoog dan willen ze ook investeren in zichzelf.

Hoe kon je het MT hiermee extra helpen?
De afgelopen 15 STAP-dialogen leveren waardevol inzicht in de patronen die steeds terugkomen in de situatiebeelden van samenwerkingsverbanden. Daar houdt het MT in strategie en implementatie rekening mee.

Ik zie vooral bewustwording op het belang van de onderstromen of de ‘zachte’ kant, waardoor er ruimte ontstaat voor andere interventies op o.a. samenwerking. De leiding heeft samenwerken, dynamiseren en verbinden hoog op zijn agenda gezet. Als we de koppeling tussen STAP-dialoog en Scrum verder inregelen dan opent dat mogelijkheden om vanuit het MT, naast het sturen op het “Wat”, het beleven van het beïnvloeden. De Scrum teams kunnen dan na een dialoog met de opdrachtgever ofwel “product owner” zelfstandig en met gedeelde verantwoordelijkheid aan de slag met het “Hoe”.