09 Aug

Door

Teams in flow door combinatie Scrum & STAP-dialoog

August 9, 2016 | By |

Samen meer tijd terug winnen op de waan van de dag.

Peter van Winkel is een gecertificeerd en bezield STAP-dialoog begeleider en een groot Scrum fan. Wij vroegen hem naar zijn werkwijze bij het Logistiek Centrum van de Luchtmacht.

Wat was  de drive voor je opdrachtgever om innovatie extra aandacht te geven?
Al lang gelden is er top down een initiatief gestart om de Luchtmacht ook voor de toekomst relevant te houden: CLSK 3.0 Anders denken, anders doen. Maar in de praktijk regeert nog steeds de waan van de dag, waardoor innovatie geen handen en voeten dreigt te krijgen. Daarnaast is het ‘planning en control’ paradigma dominant. En mensen ervaren de organisatie, na de zoveelste reorganisatie, als onduidelijk door de vele eilandjes. Daarnaast, of juist daarom, ervaren ze tijdsdruk. Er zijn in het verleden al veel initiatieven ‘mislukt’ en innovatie wordt nogal eens gezien als de volgende mislukking. Toch komt er steeds meer besef bij de leidinggevenden dat de huidige aanpak minder effectief is.

Hoe raakte je daar zo bij betrokken?
Tijdens mijn actieve dienst als militair kwam er een moment dat we in ons MT de rituele dans uitvoerden om de ‘harde’ targets voor het komende jaar te bepalen. Ik ben toen opgestaan en heb gezegd: “Allemaal mooi, maar ik ga me vanaf nu primair richten op het verbeteren van de samenwerking”. Daar nam en kreeg ik ruimte voor. En om het innovatieproces nu op gang te brengen en te houden ben ik, na het beëindigen van mijn militaire loopbaan, aangesteld als innovatie adviseur.

Wat zie je als jouw rol?
Ik zie mezelf als het innovatieve geweten binnen het MT van Programma Management. Dat doe ik door zaken te agenderen, die normaliter niet aan de orde komen. Een voorbeeld is de wijze van vergaderen van het MT. Kan dat korter? Slimmer? Effectiever? We proberen dingen uit en vragen ons regelmatig af aan het eind van de vergadering: “Wat blijven we doen? Waar stoppen we mee en wat proberen we de volgende keer om het beter te doen?”

Ook begeleid ik multidisciplinaire teams bij samenwerking rondom taken of thema’s. Dus niet rondom een probleem of een oplossing! Zo’n oplossing van de één is vaak een probleem voor de ander. Een thema is neutraler en iedereen kan daar over meedenken en -doen vanuit het eigen belang. De STAP-dialoog in zijn verschillende vormen past hier goed in. Dat gaat over de grenzen van de formele organisatiedelen heen. Noodzakelijk, want we werken ook binnen keten- en netwerkverbanden.

Innoveren komt bij ons neer op vele kleine stapjes in de goede richting en daarbij steeds meer terrein terugwinnen op de waan van de dag. We blijven liever weg bij groots aangekondigde vergezichten en een ‘harde top down benadering’. We sturen hierbij vóór de bocht en stimuleren ‘learning by doing’.

Wanneer zet je de STAP-dialoog in en wanneer de Scrum techniek?
De STAP-dialoog is een prima middel om te komen tot een gezamenlijke focus op een belangrijk thema. Dat levert maximaal zeven acties op die moeten bijdragen aan het leveren van de prestatie. Die prestatie formuleert het team zelf rondom een vooraf afgesproken thema. Het team verdiept zich eerst in de situatie (wat zit mee en wat zit tegen). Voordat we afstemmen in het team denken de deelnemers eerst individueel na over hun situatie en de gewenste prestatie. Zo zorg ik met de STAP-dialoog voor het noodzakelijke commitment op team- en individueel niveau.

Bij het uitvoeren van de acties kan je het team goed helpen door ze te leren hoe ze met de Scrum aanpak veel sneller producten en diensten kunnen opleveren waar de organisatie écht op zit te wachten. Ik leid het team in vijf eenvoudige stappen door het Scrum proces (Five step Scrum). Ik ben daarin meer mentor dan coach en er is geen ruimte voor discussie over de aanpak. Mocht het tijdens de STAP-dialoog niet helemaal gelukt zijn om tot eigenaarschap te komen, dan zie ik dat alsnog tijdens het Scrum proces gebeuren. Het mooie is dat deelnemers naar mij komen voor individuele adviezen of coaching, omdat ze behoefte hebben om productiever te zijn als teamspeler. Als ze eenmaal committed zijn aan het gezamenlijke doel met de STAP-dialoog, dan willen ze ook investeren in zichzelf.

Wat heeft dit opgeleverd?
De MT vergaderingen lopen niet meer uit. We zijn gestopt uitgebreide vergaderverslagen en iedereen krijgt aan het begin van de meeting 5 minuten om zaken te delen en agendavoorstellen te doen. We hanteren hierbij een simpel patroon dat we hebben overgenomen uit de Agile Scrum aanpak: ‘Wat heb ik gedaan sinds de vorige vergadering, wat ga ik doen tot de volgende vergadering en waar loop ik tegenaan?’ We hebben ook variatie aangebracht in de vergadercyclus van 4 weken: 2 x focus op korte termijn, 1x focus op lange termijn en 1x komen we niet bij elkaar, maar gebruiken de tijd om actief met zijn team aan de slag te gaan. Daarbij kan ik ze ondersteunen met bijvoorbeeld de STAP-dialoog, een teamrol mapping volgens Belbin, workshops samenwerking versterken, feedback en Scrum of combinaties daar van.

Ons motto is: Rotsvast in principes (samenwerken versterken en voortdurend verbeteren) en flexibel in tools

Hoe kon je het MT hiermee extra helpen?
De afgelopen 15 STAP-dialogen leverden waardevol inzicht in de patronen, die steeds terugkomen in de situatiebeelden van samenwerkingsverbanden. Daar houdt het MT in strategie en implementatie rekening mee. Ik zie vooral ook bewustwording op het belang van de onderstromen of de ‘zachte’ kant, waardoor er ruimte ontstaat voor andere interventies op o.a. samenwerking. De leiding heeft samenwerken, dynamiseren en verbinden hoog op zijn agenda gezet.

Als we de koppeling tussen STAP-dialoog en Scrum verder inregelen, dan opent dat mogelijkheden om vanuit het MT naast sturen op het ‘wat’, het beleven van het ‘waarom’ te beïnvloeden. De Scrum teams kunnen dan na een dialoog met de opdrachtgever of product owner zelfstandig en met gedeelde verantwoordelijkheid aan de slag met het ‘hoe’.

Meer leren over het inzetten van de combinatie Scrum + STAP-dialoog?
Volg de workshop Scrum + STAP-dialoog gegeven door Peter van Winkel zelf!